來源: 香港稅務局
香港業務紀錄不能只留下銀行月結單。稅務局說明，在香港經營行業、專業或業務，須保存足夠的收入及支出紀錄，一般至少七年；電腦紀錄可以使用，但仍須符合可讀取、完整及可供查閱等要求。先接起交易證據，再談掃描與歸檔。[1][2]
適用對象與本次核對範圍
本文適合香港貿易公司、跨境電商與由內地團隊協助記帳的企業，也適合正在更換會計或付款平台的營運負責人。重點是一般業務紀錄的管理，不是判斷收入來源地、可扣稅項目或個別交易的稅務待遇；這些事項需另按事實處理。
本次於二〇二六年十一月一日核對稅務局網頁及二〇二四年五月的電子紀錄資料。七年保存不是本月才推出的新政策，也不能把「至少七年」直接理解成任何檔案到了七年便可自動刪除；其他法律、爭議或保留需要仍須另行核對。[1][2]
第一步：先建立一筆交易的證據鏈
可先選一筆已完成訂單，依次找出報價或合約、訂單、出貨或服務交付、收款、平台扣費、退款及銀行入帳。把它們用內部交易編號接起來，而不是要求會計從散落的聊天截圖推測發生過甚麼。這是一項整理方法，不是法定檔案格式。
跨境交易常有不同幣別、付款日與入帳日。記錄原幣、結算幣、費用及對應銀行流水，遇到差額先標示原因或待核實狀態，不用一個總數抹平全部差異。退款、取消及補發也要回到原交易，避免營業額與現金流被當成同一件事。
第二步：七年要求要連同交易內容理解
稅務局的業務紀錄頁面要求保存足夠紀錄，以便確認應評稅利潤；電子紀錄資料則解釋交易完成後的保存期間與相關要求。這不等於只保留一份年度總表便足夠，也不代表公司沒有盈利就不需要整理資料。具體紀錄範圍仍按實際業務核對。[1][2]
企業可把保存清單分成交易文件、帳簿、資金結算及調整紀錄，並為每組標示涵蓋期間、系統來源與負責人。交接時先看哪個月份或平台缺資料，再安排補取；不要等到平台停用或員工離職，才發現匯出權限也一併失去。
第三步：電子化不只是拍照存雲端
稅務局列明，電子紀錄需要符合相關條件，包括日後可讀取、資料準確完整及可供查閱。原始電子檔案與紙張轉成影像的處理並不完全相同；是否能以影像取代紙本，應按指引及其他適用要求核對，不能把掃描完成直接當作銷毀批准。[2]
營運上宜保留原始匯出檔，再另存可閱讀版本，兩者以同一索引關聯。掃描時檢查頁數、背頁、金額和日期是否清楚；帳務系統換版時，試開舊期間資料，確認不會只剩無法使用的專屬格式。這些測試有助交接，但不構成合規認證。
第四步：把平台與會計的交接具體化
每月可由營運提供訂單及交付資料，財務提供銀行與付款平台結算，會計列出待補或不一致項目，再由負責人確認。交付清單應寫明期間、幣別、檔案版本與未解事項，不只是一個名為「全部單據」的壓縮檔。
若外判服務只包括記帳，不要推定它同時負責永久儲存原始文件。合約與交接範圍可分清誰持有原檔、如何取回、終止服務後怎樣移交，以及誰有權查看敏感資料。資料交給代理後，企業仍應知道自己的紀錄在哪裏。
常見風險與下一步
常見斷點包括只留淨額入帳而沒有平台費用、只留訂單而沒有交付證據、退款與原交易分離，以及用私人帳戶或聊天記錄作唯一存放位置。不要先對缺失資料補造單據；應列出缺口、來源及補取結果，交專業人士判斷後續處理。
下一步可先抽查最近一個已結算月份，確認一筆收入能否由訂單追到銀行，再反向追一筆退款。港鏈通可協助梳理跨境營運的資料分工與財稅服務需求，不保證稅務結果，也不以整理清單代替審計、報稅或個別專業判斷。
企業執行清單
- 逐平台列出訂單、結算、費用及退款資料能否完整匯出。
- 為交易建立共同編號，核對幣別、期間與銀行對應紀錄。
- 確認電子檔可開啟、可閱讀，掃描影像完整而非只有縮圖。
- 列清原檔保管、代理移交及受控權限；未經核對不自動刪檔。
常見問題
只保存銀行月結單足夠嗎？
不能直接推定足夠。需要能支持業務收入與支出的完整紀錄，並接回相關交易。[1]
香港帳簿一定要用紙本嗎？
不是；電子紀錄可以使用，但必須符合適用的完整、可讀取及查閱要求。[2]
掃描後可以立即丟棄紙本嗎？
不能一概而論。須核對影像替代條件及其他法律或保留需要，本文不提供銷毀批准。[2]
會計已收到資料，企業就不用保存嗎？
不要作此推定。應清楚約定原檔、保存及取回責任，並確認企業仍能取得完整紀錄。
來源與核對範圍
- Keeping business records（香港稅務局；適用地域：香港；發布：未列明；更新：未列明；存取：2026-11-01）
- Retention of business records in electronic form（香港稅務局；適用地域：香港；發布：2024-05；更新：未列明；存取：2026-11-01）
專業邊界
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